Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

2. Hosting, Cloud-Dienste und technische Infrastruktur

Unsere Vereinsanwendung wird über die Plattform von Firebase gehostet. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (nachfolgend „Google“). Für die Funktionalität der App, des Mitgliederbereichs und der Verwaltung nutzen wir folgende Dienste:

• Firebase Hosting: Zur sicheren und schnellen Auslieferung der Web-App.
• Firebase Authentication: Zur Verwaltung der Benutzerkonten und des sicheren Logins.
• Firestore Database: Zur Speicherung von Vereinsdaten wie Terminen, Nachrichten, Mitgliederstrukturen, Ehrenämtern und der Chronik.
• Firebase Storage: Zur Speicherung von hochgeladenen Dateien, wie Königsbildern, Fundstück-Fotos und Protokoll-Anhängen.
• Google Cloud Functions & Gemini API: Zur automatisierten KI-gestützten Analyse von hochgeladenen Word-Protokollen (.docx/.doc) für die Vereinschronik.

Die Nutzung von Firebase und Google-Diensten erfolgt im Interesse einer sicheren, effizienten und modernen Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen. Im Rahmen der Nutzung können Daten auch auf Server von Google in die USA übermittelt werden. Die Datenübermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Server-Log-Dateien

Der Hosting-Provider erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt (z. B. Browsertyp, Betriebssystem, Referrer URL, Hostname, Uhrzeit, IP-Adresse). Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Die Speicherung dient der Systemsicherheit und der Stabilität (berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft & Datenabgleich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Zweck: Mitgliederverwaltung, Aufnahmeanträge und Datenabgleich.
  Erfasste Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber), Mitgliedsnummer, LSB/SK-Meldungen.
  Erläuterung: Wir verarbeiten diese Daten zur Erfüllung des Mitgliedsvertrags und zur Pflege des Mitgliederbestands (inklusive des CSV-Datenabgleichs durch den Vorstand zur Datenkonsistenz).

Öffentlichkeitsarbeit & Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Zweck: Fotos, Medien und Öffentlichkeitsarbeit.
  Erfasste Daten: Fotos und Videos von Vereinsveranstaltungen oder Königsbildern.
  Erläuterung: Auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (sowie nach Maßgabe des Kunsturhebergesetzes - KUG) veröffentlichen wir Bildmaterial. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Mitgliederbereich & Authentifizierung

Für die Nutzung des geschützten Mitgliederbereichs und interner Funktionen (wie das Nachrichtensystem an den Vorstand oder Lesebestätigungen von Ankündigungen) werden Kontodaten verarbeitet. Die Bereitstellung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Digitales Fundbüro

Wenn Sie über das Fundbüro einen Gegenstand melden, werden Titel, Beschreibung, Fundort, Name sowie die von Ihnen freiwillig hinterlassene Kontaktmöglichkeit (E-Mail/Telefon) öffentlich in der App angezeigt, um die Rückgabe zu erleichtern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch das Löschen des Eintrags jederzeit widerrufen können.

Chronik-Protokollanalyse (KI-gestützt)

Hochgeladene Protokolle von Jahreshauptversammlungen (.docx/.doc) werden zur automatisierten Extraktion von historischen Vereinsdaten (Majestäten, Wahlen, Berichte) durch Cloud-Skripte verarbeitet. Dies dient dem berechtigten Interesse des Vereins an der digitalen Dokumentation und Pflege seiner Vereinsgeschichte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies, Local Storage und Webanalyse

Wir verwenden technisch notwendige Speichertechnologien (Local Storage), um den Login-Status im Mitgliederbereich und Ihre Cookie-Entscheidung zu sichern (§ 25 Abs. 2 TTDSG / Digitale-Dienste-Gesetz).

Webanalyse mit Google Analytics (mit Einwilligung)

Mit Ihrer freiwilligen Einwilligung über das Consent-Banner nutzen wir Google Analytics zur Analyse des Nutzerverhaltens (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die IP-Anonymisierung ist aktiv. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen am Seitenende widerrufen.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck (z. B. Dauer der Mitgliedschaft) erforderlich ist. Nach Beendigung der Mitgliedschaft greifen gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerrechtliche Vorgaben nach AO, i. d. R. 10 Jahre), wonach relevante Abrechnungsdaten archiviert und danach gelöscht werden.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu (Art. 15 bis 22 DSGVO):

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung oder Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen)